Dogana del “futuro” presente da adempimento a strategia nell’era digitale

In un contesto economico sempre più dinamico e mutevole, caratterizzato da continui cambiamenti normativi e procedurali nel settore doganale, gli operatori commerciali si trovano di fronte alla necessità di adattarsi con tempestività e rigore. Innovazioni come la Reingegnerizzazione di AIDA, la CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism) e le disposizioni sulla deforestazione impongono un approccio proattivo e strategico alla gestione delle questioni doganali.

In questo scenario, le questioni doganali non possono più essere considerate semplici formalità per lo sdoganamento ma, al contrario, una governance trasversale dei temi doganali può fare la differenza in termini di vantaggio competitivo, non solo dal punto di vista della compliance, ma anche in termini di ottimizzazione economica, finanziaria e operativa dei flussi di import/export.

La crescente digitalizzazione dei processi doganali offre agli operatori commerciali una serie di opportunità per affrontare le sfide del panorama attuale. La dematerializzazione dei documenti doganali consente l’automazione delle attività legate alla raccolta, conservazione e gestione della documentazione necessaria per adempiere agli obblighi fiscali e doganali.

Inoltre, una centralizzazione del controllo delle operazioni, convogliando il flusso di dati dalla “periferia operativa” al “centro di comando”, consente la possibilità di elaborare report analitici e dinamici, consentendo così un miglior controllo e una tracciabilità ottimizzata delle transazioni commerciali.

La digitalizzazione permette anche la creazione di strumenti di monitoraggio delle performance, come cruscotti e pannelli di controllo, che permettono di identificare set dinamici di key risks indicator (KRI) e key performance indicator (KPI). Questi strumenti forniscono una visione chiara delle prestazioni passate e permettono di anticipare scenari futuri, migliorando così la pianificazione delle attività e riducendo i costi e i rischi associati alla gestione dei flussi del commercio internazionale.

Un aspetto determinante della digitalizzazione è la possibilità di creare un connettore tra i sistemi ERP (Enterprise resource planning) degli operatori e le piattaforme digitali doganali. Ciò consentirebbe l’automazione di processi quali la registrazione, lo storage dei dati e l’arricchimento delle informazioni. Attraverso protocolli informatici di trasferimento di dati e documenti, è possibile trasferire in modo efficiente e sicuro i dati necessari per una gestione doganale integrata e trasversale, riducendo al minimo il rischio di errori e aumentando l’efficienza complessiva delle operazioni e portando con sé numerosi vantaggi quali, per esempio:

• riduzione degli errori: automatizzando i processi di trasferimento e gestione dei dati, si riduce al minimo il rischio di errori umani, migliorando la precisione e l’attendibilità delle informazioni;
• efficienza operativa: eliminando la necessità di inserire manualmente i dati nei sistemi doganali, si ottiene un significativo aumento dell’efficienza complessiva delle operazioni. Ciò consente di risparmiare tempo e risorse, ottimizzando i flussi di lavoro;
• conformità normativa: la digitalizzazione e l’automazione dei processi doganali facilitano il rispetto delle normative e dei regolamenti in materia di import-export, riducendo il rischio di sanzioni o ritardi nella consegna delle merci;
• tracciabilità e visibilità: grazie alla sincronizzazione dei dati, è possibile mantenere una tracciabilità accurata delle transazioni e delle operazioni doganali, offrendo una maggiore visibilità su tutto il processo;
• risparmio di costi: riducendo gli errori e ottimizzando i flussi di lavoro, si riducono anche i costi operativi complessivi legati alla gestione delle operazioni doganali.

Questo approccio integrato alla gestione doganale non solo migliora la conformità alle normative vigenti, ma può anche agevolare l’accesso ai regimi doganali speciali, come il deposito doganale e il perfezionamento. Infatti, le soluzioni digitali consentono di tenere traccia in modo accurato delle operazioni legate a tali regimi, garantendo il rispetto delle condizioni e dei requisiti previsti dalle autorità doganali.

Inoltre, la digitalizzazione può rivestire un ruolo fondamentale nel processo di ottenimento di autorizzazioni cruciali, come quella dell’Autorizzazione di Operatore Economico Autorizzato (AEO). Questo è particolarmente vero poiché la digitalizzazione consente un elevato livello di controllo sui flussi di merci e sulle operazioni stesse, aspetti centrali per l’AEO. Attraverso l’implementazione di un sistema di gestione delle scritture doganali digitali, si apre la possibilità di dimostrare alle autorità doganali la capacità di condurre operazioni in modo trasparente e conforme alle normative.

Un tale approccio consentirebbe la creazione di sistemi interconnessi che possono facilitare lo scambio rapido e sicuro di informazioni tra le autorità doganali e gli operatori commerciali permettendo un controllo doganale più efficace e una riduzione della burocrazia. Inoltre, è importante sottolineare che la trasparenza dei dati gioca un ruolo fondamentale nel consolidare la fiducia reciproca tra le parti coinvolte nel commercio internazionale. Questa trasparenza facilita l’adozione di autorizzazioni come EIDR (Entry in the Declarant’s Records o Iscrizione nelle Scritture del Dichiarante) nonché di programmi innovativi come Trust & Check, i quali si basano sull’accesso e sulla condivisione affidabile delle informazioni per garantire la conformità alle normative e la sicurezza delle transazioni commerciali.

In conclusione, la trasformazione digitale nel settore doganale non solo può presentare un’opportunità per ottimizzare le operazioni commerciali, ma può rappresentare anche una rivoluzione nei paradigmi in cui gli operatori affrontano le sfide dettate dal contesto Global Trade in costante divenire. L’implementazione di soluzioni digitali avanzate consente alle imprese non solo di salvaguardare la conformità con le diverse fonti normative, ma anche di essere più reattive e proattive nei confronti del mercato internazionale in continuo mutamento. Questa trasformazione può fornire un vantaggio competitivo in un panorama globale, dove la complessità e la concorrenza richiedono un approccio tale da poter guidare e non subire il cambiamento.